Dentro del inmenso mundo de los programas o ‘software’ para optimizar el uso de la computadora se halla el software para la gestión administrativo que es el Conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Dado que toda oficina no cumple con las mismas tareas, todo el software administrativo no es creado igual: algunos programas pueden ser efectivos la organización de una oficina, otros, para el trato con el cliente, y otros, efectivos a la hora de tratar todo lo relacionado con la administración del dinero, como por ejemplo la Administración de clínicas, Administración de entidades educativas, Punto de venta, facturación de servicios y mercancía entre otras.
La mayoría de las empresas, especialmente las que se encuadran dentro de la categoría de las PYMES, podrán aprovecharse de alguno de los tipos de software administrativo mencionados. Sin embargo, antes de tomar la decisión final, es necesario tener en cuenta ciertos puntos relacionados con la eficiencia y el costo del software elegido a largo plazo Es necesario tener en mente que, además de los costos por licencias de software y por su implementación, hay ciertos costos ‘ocultos’ que pueden resultar de significativa relevancia en el mediano y el corto plazo, por lo que es necesario analizarlos antes de tomar un compromiso con la empresa de software de administración elegida:
• Algunas empresas de software exigen que se utilice hardware provisto por ellos. Dado que la mayoría de los sistemas modernos es capaz de correr en cualquier PC actualizada, no habría razones concretas para tal exigencia, más que el lucro del proveedor de software
• Si la empresa ha crecido demasiado puede ser necesario agregar módulos y nuevas funciones al sistema. Es importante averiguar los costos de esta posible ampliación.
• Si el sistema es grande y/ o complicado podría haber costos de capacitación. Si bien la capacitación inicial suele estar incluida en el costo del sistema, las empresas usualmente cobran adicionales para capacitar al personal nuevo.
• Ciertos proveedores de software cobran cuotas extras o ’fees’ por el uso de algunas de las características del sistema, por ejemplo por impresión o por transacción.
Si se toman en cuenta estos aspectos, no será difícil decidir cuál es el software administrativo adecuado para cada tipo de empresa, y si se prevén sus posibles costos ocultos se evitarán sorpresas desagradables a mediano y largo plazo.